E-Rechnungspflicht 2025–2028: der Zeitplan für Unternehmen

Der Zeitplan auf einen Blick

Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr, also 2026. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzt, muss ab dem 1. Januar 2027 an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Die Grenze bezieht sich auf den Aussteller, nicht auf den Empfänger.

Wer betroffen ist

Die Pflicht gilt für Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind (Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland). Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind auch Freiberufler, Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an ausländische Kunden fallen nicht darunter.

Ausnahmen: wann keine E-Rechnung nötig ist

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) – empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, z. B. viele Vereine
• viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Vermietung

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der sich automatisch verarbeiten lässt. Laut BMF erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Voraussetzungen, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Andere Formate wie EDIFACT sind erlaubt, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich alle Pflichtangaben daraus richtig auslesen lassen.

Empfang: was seit 2025 gilt

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Sie müssen eine E-Rechnung nicht automatisch weiterverarbeiten, aber in ihrer ursprünglichen Form – also die XML-Datei – aufbewahren. Um eine XRechnung lesen zu können, brauchen Sie einen Viewer; die Finanzverwaltung bietet dafür einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal an.

Rechnungen an Behörden (B2G)

Unabhängig vom Umsatzsteuergesetz müssen Lieferanten öffentlicher Auftraggeber des Bundes schon seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen (E-Rechnungsverordnung des Bundes). Dafür ist in der Regel das Format XRechnung mit der Leitweg-ID der Behörde vorgesehen; die Länder haben eigene Regeln. Gelten für denselben Vorgang beide Vorschriften, ist die strengere maßgeblich.

Fehler in der E-Rechnung: was das BMF dazu sagt

Eine technische Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, wird vom BMF aber empfohlen. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 macht ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel die Datei umsatzsteuerlich nicht automatisch ungültig: Nur wenn eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist, liegt ein Inhaltsfehler vor. Für den Empfänger, dessen Software die Datei ablehnt, ist der Fehler trotzdem ein Problem – deshalb lohnt sich die Prüfung vor dem Versand.

So bereiten Sie sich vor

1. Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz 2026: Über 800.000 Euro beginnt die Versandpflicht am 1. Januar 2027.
2. Klären Sie mit Ihrer Rechnungssoftware, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) erzeugen kann.
3. Fragen Sie wichtige Kunden, welches Format und welchen Übertragungsweg (E-Mail, Portal, Peppol) sie erwarten.
4. Prüfen Sie eine echte Beispielrechnung, bevor Sie umstellen – zum Beispiel mit unserer kostenlosen XRechnung-Prüfung im Browser.
5. Richten Sie die Archivierung der XML-Dateien ein (Aufbewahrung in der Originalform).