E-facturatie in Nederland: wanneer is het verplicht?

Factureren aan de overheid (B2G)

Werkt u voor de Rijksoverheid? Dan is e-facturatie al verplicht: bij inkoopovereenkomsten die na 1 januari 2017 zijn gesloten, moeten het Rijk en zijn leveranciers e-facturatie toepassen (Logius). Bedoeld is een e-factuur volgens de Europese norm: een gestructureerd XML-bestand dat de software van de ontvanger kan inlezen, geen gescande of pdf-factuur.

Sinds 18 april 2019 moeten bovendien alle overheden – ministeries, gemeenten, provincies, waterschappen en andere aanbestedende diensten – e-facturen volgens de Europese norm kunnen ontvangen en verwerken (Logius). Die plicht ligt bij de overheid als ontvanger. Of u als leverancier ook verplicht een e-factuur moet sturen aan een gemeente of provincie, hangt af van de afspraken in uw contract; veel overheden vragen erom.

Tussen bedrijven (B2B): nu vrijwillig, plan voor 2030

Voor facturen tussen bedrijven is e-facturatie in Nederland vandaag niet verplicht. De Belastingdienst staat digitale facturen toe als uw afnemer ermee akkoord gaat en u de echtheid van herkomst, de inhoud en de leesbaarheid kunt waarborgen. Een pdf mag dus, zolang uw klant daarmee instemt.

Op 11 september 2026 maakte het kabinet bekend dat het e-facturatie voor bedrijven per 1 juli 2030 wil invoeren, voor internationale én binnenlandse transacties tussen bedrijven, met een digitale rapportage aan de Belastingdienst per 1 juli 2031. Aanleiding is de EU-richtlijn 'Btw in het digitale tijdperk' (ViDA). Bedrijven in de kleineondernemersregeling (KOR, omzet tot € 20.000 per jaar) worden vrijgesteld.

Dat is nog geen wet. Het conceptwetsvoorstel gaat in het najaar van 2026 in internetconsultatie en het kabinet wil het voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen (Rijksoverheid). Data en details kunnen dus nog veranderen; bovenaan deze pagina staat wanneer we de bronnen het laatst hebben gecontroleerd.

Peppol, SimplerInvoicing en SI-UBL 2.0: wat is wat?

Peppol is het netwerk waarover e-facturen tussen boekhoudpakketten reizen, via serviceproviders (access points). SimplerInvoicing was de stichting die dat netwerk in Nederland heeft opgezet; tot 1 oktober 2020 was zij daar verantwoordelijk voor. Sindsdien beheert de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) het stelsel namens het ministerie van BZK, uitgevoerd door Logius. Veel pakketten noemen het versturen via Peppol nog altijd 'SimplerInvoicing'.

Over dat ene netwerk gaan in Nederland twee documentstandaarden, die allebei gebaseerd zijn op de Europese norm EN 16931. Volgens de Peppolautoriteit moeten serviceproviders beide ondersteunen.

In de praktijk lijken de Nederlandse regels sterk op elkaar: een Nederlandse leverancier geeft zijn KvK-nummer of OIN op, het volledige adres (straat, plaats, postcode), betaalgegevens als er nog iets te betalen is en een betaalwijzecode uit een korte lijst (30, 48, 49, 57, 58 of 59). SI-UBL 2.0 eist daarnaast een referentie van de koper of een ordernummer, en raadt een reeks velden af, zoals de BIC bij SEPA-betalingen.

Wat u nu al kunt doen

1. Vraag uw boekhoudpakket of het e-facturen kan versturen en ontvangen via Peppol, en in welke standaard (SI-UBL 2.0 of Peppol BIS).
2. Zet uw KvK-nummer, volledige adres en IBAN in de bedrijfsgegevens, en het KvK-nummer en adres van Nederlandse klanten in de klantkaarten.
3. Vraag bij overheidsklanten naar hun referentie of ordernummer en hun OIN.
4. Controleer een geëxporteerde factuur met de gratis SI-UBL 2.0-controle hieronder, en daarna bij de Peppolautoriteit.