Mag ik een pdf mailen als mijn klant niet op Peppol staat?

Ja, als je klant daarmee akkoord gaat en jullie een veilig kanaal afspreken. Zonder dat akkoord kies je een andere manier, zoals papier.

Moet ik die factuur later nog via Peppol sturen?

Nee. Zodra het systeem van je klant werkt, stuur je nieuwe facturen via Peppol. Eerdere facturen hoef je niet opnieuw te versturen.

Mijn software vindt mijn klant niet, maar hij zegt dat hij op Peppol staat. Wie heeft gelijk?

Vaak allebei: hij staat dan onder het andere ID. Controleer 0208 en 9925 en gebruik het ID dat facturen ontvangt.

Ben ik in fout als mijn klant niet kan ontvangen?

Volgens de officiële FAQ voldoe je met de factuur die je op een andere manier uitreikt aan je facturatieplicht. Het sanctierisico ligt bij de klant.

Klant niet op Peppol? Zo verstuur je je factuur

Controleer eerst beide Belgische Peppol-ID’s

Een melding als ‘ontvanger niet gevonden’ komt vaak doordat je software maar één ID probeert. Een Belgisch bedrijf kan op Peppol staan onder 0208 (ondernemingsnummer, bv. 0208:0403170701), onder 9925 (btw-nummer, bv. 9925:BE0403170701), of onder beide. Staat je klant alleen onder 9925 en zoekt je software op 0208, dan lijkt hij afwezig terwijl hij wel bereikbaar is.

Vul het nummer in de controle in. Je ziet per ID of het geregistreerd is en of het facturen aanvaardt:

Ontvangt facturen onder 0208 of 9925: neem dat ID over in de klantenfiche en verstuur opnieuw.
Op Peppol, maar geen facturen: je klant is geregistreerd zonder het documenttype factuur. Vraag hem dat bij zijn Peppol-dienstverlener te laten toevoegen.
Onder geen van beide geregistreerd: je klant is (nog) niet bereikbaar via Peppol. Lees verder.

Je klant staat nergens op Peppol: wat mag je doen?

De federale overheid beantwoordt dit in haar FAQ over e-facturatie: als je klant niet klaar is om via Peppol te ontvangen, mag je als verzender een andere manier van overdracht kiezen. Gebeurt dat elektronisch, bijvoorbeeld met een pdf per e-mail, dan moet je klant daarmee akkoord gaan en spreken jullie een veilig alternatief af.

De factuur die je zo verstuurt is rechtsgeldig: je voldoet daarmee aan je eigen facturatieplicht. Het risico op een sanctie ligt bij de klant die niet kan ontvangen.

Kies papier, of een pdf via een kanaal waarover je klant akkoord gaat.
Je mag op de factuur een zin zetten die je klant vraagt om zich in regel te stellen. Dat is vrijwillig.
Noteer wanneer je beide ID’s hebt gecontroleerd en wat je zag. Zo kun je later uitleggen waarom deze factuur niet via Peppol ging.

Zodra je klant wél op Peppol staat

Vanaf dan verstuur je nieuwe facturen via Peppol. Facturen die je intussen op een andere manier hebt uitgereikt, hoef je niet met terugwerkende kracht opnieuw als gestructureerde e-factuur te versturen; dat staat uitdrukkelijk in dezelfde FAQ.

Werk je voor veel klanten, controleer dan je hele klantenlijst in één keer. Per klant zie je of 0208, 9925, beide of geen van beide werkt.

Veelgestelde vragen

Mag ik een pdf mailen als mijn klant niet op Peppol staat?: Ja, als je klant daarmee akkoord gaat en jullie een veilig kanaal afspreken. Zonder dat akkoord kies je een andere manier, zoals papier.
Moet ik die factuur later nog via Peppol sturen?: Nee. Zodra het systeem van je klant werkt, stuur je nieuwe facturen via Peppol. Eerdere facturen hoef je niet opnieuw te versturen.
Mijn software vindt mijn klant niet, maar hij zegt dat hij op Peppol staat. Wie heeft gelijk?: Vaak allebei: hij staat dan onder het andere ID. Controleer 0208 en 9925 en gebruik het ID dat facturen ontvangt.
Ben ik in fout als mijn klant niet kan ontvangen?: Volgens de officiële FAQ voldoe je met de factuur die je op een andere manier uitreikt aan je facturatieplicht. Het sanctierisico ligt bij de klant.

Verwante problemen