Puis-je envoyer un PDF par e-mail si mon client n’est pas sur Peppol ?

Oui, si votre client l’accepte et que vous convenez d’un canal sécurisé. Sans cet accord, choisissez un autre moyen, comme le papier.

Mon logiciel ne trouve pas mon client, mais il dit être sur Peppol. Qui a raison ?

Souvent les deux : il est alors inscrit sous l’autre identifiant. Vérifiez 0208 et 9925 et utilisez celui qui reçoit les factures.

Suis-je en faute si mon client ne peut pas recevoir ?

Selon la FAQ officielle, la facture émise par un autre moyen remplit votre obligation de facturation. Le risque de sanction repose sur le client.

Client pas sur Peppol ? Comment envoyer la facture

Vérifiez d’abord les deux identifiants Peppol belges

Un message du type « destinataire introuvable » vient souvent du fait que votre logiciel n’essaie qu’un seul identifiant. Une entreprise belge peut être inscrite sur Peppol sous 0208 (numéro d’entreprise, ex. 0208:0403170701), sous 9925 (numéro de TVA, ex. 9925:BE0403170701), ou sous les deux. Si votre client n’est inscrit que sous 9925 et que votre logiciel cherche 0208, il semble absent alors qu’il est joignable.

Saisissez le numéro dans le contrôle. Vous voyez pour chaque identifiant s’il est inscrit et s’il accepte les factures :

Reçoit les factures sous 0208 ou 9925 : reprenez cet identifiant dans la fiche client et renvoyez.
Sur Peppol, sans factures : votre client est inscrit sans le type de document facture. Demandez-lui de le faire ajouter par son prestataire Peppol.
Inscrit sous aucun des deux : votre client n’est pas (encore) joignable via Peppol. Lisez la suite.

Votre client n’est pas sur Peppol : que pouvez-vous faire ?

L’autorité fédérale répond à cette question dans sa FAQ sur la facturation électronique : si votre client n’est pas prêt à recevoir via Peppol, vous pouvez, en tant qu’expéditeur, choisir un autre mode de transfert. Si l’envoi est électronique, par exemple un PDF par e-mail, votre client doit donner son accord et vous convenez d’une alternative sécurisée.

La facture envoyée de cette manière est juridiquement valable : vous remplissez ainsi votre obligation de facturation. Le risque de sanction repose sur le client qui ne peut pas recevoir.

Choisissez le papier, ou un PDF via un canal accepté par votre client.
Vous pouvez ajouter sur la facture une phrase invitant votre client à se mettre en conformité. C’est facultatif.
Notez quand vous avez vérifié les deux identifiants et ce que vous avez vu. Vous pourrez ainsi expliquer plus tard pourquoi cette facture n’est pas passée par Peppol.

Dès que votre client est sur Peppol

À partir de ce moment, vous envoyez les nouvelles factures via Peppol. Les factures émises entre-temps par un autre moyen ne doivent pas être renvoyées rétroactivement comme factures électroniques structurées ; la même FAQ le précise explicitement.

Vous gérez de nombreux clients ? Vérifiez toute votre liste de clients en une fois. Pour chaque client, vous voyez si 0208, 9925, les deux ou aucun ne fonctionne.

Questions fréquentes

Puis-je envoyer un PDF par e-mail si mon client n’est pas sur Peppol ?: Oui, si votre client l’accepte et que vous convenez d’un canal sécurisé. Sans cet accord, choisissez un autre moyen, comme le papier.
Dois-je renvoyer cette facture via Peppol plus tard ?: Non. Dès que le système de votre client fonctionne, vous envoyez les nouvelles factures via Peppol. Les factures précédentes ne doivent pas être renvoyées.
Mon logiciel ne trouve pas mon client, mais il dit être sur Peppol. Qui a raison ?: Souvent les deux : il est alors inscrit sous l’autre identifiant. Vérifiez 0208 et 9925 et utilisez celui qui reçoit les factures.
Suis-je en faute si mon client ne peut pas recevoir ?: Selon la FAQ officielle, la facture émise par un autre moyen remplit votre obligation de facturation. Le risque de sanction repose sur le client.

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