Wie moet Peppol gebruiken in België, en wie niet?

De hoofdregel: B2B tussen Belgische btw-plichtigen

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken: facturen die rechtstreeks van de software van de leverancier naar die van de klant gaan. Standaard gebeurt dat via het Peppol-netwerk, in het formaat Peppol BIS. Een ander kanaal mag alleen als beide partijen akkoord gaan en de factuur aan de Europese norm EN 16931 voldoet.

Een pdf per e-mail volstaat dus niet meer. Je mag er nog een pdf of papieren versie bij sturen, maar alleen de gestructureerde e-factuur is wettelijk de factuur. Wat telt is wanneer je de factuur opmaakt: elke factuur die sinds 1 januari 2026 wordt opgemaakt of verstuurd, valt eronder, ook voor werk uit 2025.

• Heb je een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting voor je onderneming, of je nu een vennootschap, een eenmanszaak of een vzw met btw-nummer bent.
• Is een van beide partijen niet btw-plichtig, bijvoorbeeld een vzw zonder btw-nummer, dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge facturen.
• Of een onderneming btw-plichtig is, zie je gratis in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO): onder ‘Hoedanigheden’ staat dan ‘Onderworpen aan btw – Sinds’ met een datum.
• Je hoeft je klanten niet om een Peppol-ID te vragen. Wie op Peppol geregistreerd is, staat in het netwerk, en de meeste facturatiesoftware vindt die klanten zelf.
• Factureer je aan de overheid (B2G)? Daar is e-facturatie al verplicht voor opdrachten die na 1 maart 2024 gepubliceerd zijn, in de regel vanaf € 3.000 zonder btw. Federale overheden vragen het ook onder dat bedrag.

Particuliere klanten (B2C): niet versturen, wel ontvangen

Facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting. Een pdf, een papieren factuur of een kasticket blijft daar gewoon mogelijk. Wil je particulieren toch via Peppol factureren, dan mag dat alleen als ze ermee akkoord gaan.

Opgelet: koop je zelf bij Belgische ondernemingen, dan moet je hun e-facturen kunnen ontvangen, ook als je alleen aan particulieren verkoopt. De FOD Financiën herhaalde dat op 7 april 2026. Alleen wie geen enkele factuur uitreikt aan of ontvangt van Belgische btw-plichtigen, valt er volledig buiten.

Privéfacturen die je zelf ontvangt, zoals voor gas en elektriciteit thuis, vallen er niet onder. Wil je een deel ervan als beroepskost inbrengen, dan kan dat op basis van de papieren of de gewone elektronische factuur.

Buitenlandse leveranciers zonder Belgische vestiging (zoals Microsoft Ireland)

Een buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting in België valt niet onder de verplichting, ook niet als ze in België voor de btw geïdentificeerd is. Ze hoeft je geen e-factuur via Peppol te sturen, en ze hoeft er zelf ook geen te kunnen ontvangen. Dat laatste paste de FOD Financiën al toe; sinds de wet van 10 februari 2026, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2026, staat in het Btw-Wetboek uitdrukkelijk dat zo'n onderneming geen e-facturen hoeft te kunnen ontvangen, en dat je haar dus ook geen e-factuur hoeft te sturen.

Microsoft 365 is een typisch voorbeeld. Volgens Microsofts eigen uitleg over belastingen rekent Microsoft Ireland Operations Ltd. de btw aan voor zakelijke klanten in de EU. Geef je een geldig btw-nummer op, dan factureert Microsoft zonder btw, en volgens diezelfde uitleg moet je de btw dan mogelijk zelf aangeven. Dat staat los van Peppol: zo'n factuur mag gewoon per e-mail komen en is geldig.

• Bewaar zo'n buitenlandse pdf-factuur en geef ze aan je boekhouder, zoals vroeger. Je hoeft geen e-factuur te eisen.
• Koop je via een Belgische partner of reseller, dan factureert die Belgische onderneming je, en die factuur moet wel als e-factuur komen.
• Heeft de buitenlandse onderneming een vaste inrichting in België, dan geldt de verplichting wel. Omdat je dat niet altijd kunt zien, moet een buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting haar klanten daar zelf over informeren.
• Een Belgische aansprakelijke vertegenwoordiger die onder zijn eigen Belgisch btw-nummer optreedt, valt er wel onder. Gebruikt hij het btw-nummer van de buitenlandse onderneming, of een nummer dat begint met BE0796.5 of BE0796.6, dan niet.
• Peppol mag ook internationaal, als beide partijen dat willen: wie op Peppol geregistreerd is, gaat akkoord om e-facturen te ontvangen. Voor facturen tussen EU-lidstaten wordt e-facturatie vanaf 2030 verplicht, kondigt de FOD Financiën aan.

Kastickets en horeca

Een kasticket is geen factuur. Is je klant een btw-plichtige of een rechtspersoon, dan moet je naast het kasticket van je geregistreerd kassasysteem (GKS, de ‘witte kassa’) altijd ook een factuur uitreiken. De FOD Financiën bevestigt dat de e-facturatieplicht daar niets aan verandert. Omgekeerd vervangt een factuur het GKS-ticket nooit.

In de praktijk: een particulier die komt eten, krijgt het GKS-ticket zoals vroeger. Een Belgisch bedrijf dat een zakenlunch, een receptie of een traiteurbestelling op factuur wil, krijgt het GKS-ticket én een gestructureerde e-factuur via Peppol.

• Neem die factuur op in je uitgaand facturenboek en trek de verrichting in je btw-aangifte af van de omzet uit het GKS, zodat ze niet twee keer meetelt.
• Als horecazaak ontvang je de facturen van je Belgische leveranciers, zoals de drankenhandel of de groothandel, ook als e-factuur.
• Vereenvoudigde facturen (artikel 13 van het KB nr. 1) blijven toegelaten, maar ook die gaan minstens in het formaat Peppol BIS.
• Koop je als onderneming iets aan de kassa, dan is het kasticket geen factuur. Voor btw-aftrek heb je een regelmatige factuur nodig; valt de aankoop onder de verplichting, dan is dat een gestructureerde e-factuur. De FOD laat een uitzondering toe als de materiële voorwaarden vervuld zijn (‘substance over form’).

Kleine ondernemingen met btw-vrijstelling: ook ontvangen

Gebruik je de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot € 25.000), dan val je in principe gewoon onder de verplichting. De FOD Financiën stuurde daarover op 7 april 2026 een verduidelijking uit, om misverstanden na berichten in de media te vermijden.

Dat betekent twee dingen. Je moet de e-facturen van je Belgische leveranciers kunnen ontvangen. En je facturen aan Belgische btw-plichtige klanten moeten e-facturen zijn, met de wettelijke vrijstellingsvermelding erop. Verkoop je alleen aan particulieren, dan blijft alleen het ontvangen over.

De andere uitzonderingen

Naast buitenlandse ondernemingen zonder Belgische vestiging zijn er maar enkele uitzonderingen:

• Gefailleerde btw-plichtigen hoeven geen e-facturen te versturen.
• Forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek) hoeven geen e-facturen te versturen, maar moeten ze wel kunnen ontvangen. Die regeling dooft uiterlijk op 1 januari 2028 uit.
• Landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling reiken voor die activiteit geen facturen uit, maar moeten wel e-facturen kunnen ontvangen. Hun klant reikt het aankoopborderel uit, sinds 1 januari 2026 in gestructureerde elektronische vorm.
• Ondernemingen die alleen door artikel 44 vrijgestelde handelingen verrichten, hoeven niet te versturen en niet te kunnen ontvangen. Een handeling die door artikel 44 is vrijgesteld, valt voor niemand onder de verplichting.
• Kan je klant om technische redenen geen e-factuur ontvangen, dan hoef je als leverancier sinds 20 februari 2026 geen e-factuur te sturen. Je reikt dan wel een gewone factuur uit, op papier of als pdf. Je klant blijft zelf verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen.

Zo weet je in vijf minuten waar je staat

Geen reden tot paniek. Met deze stappen weet je of de verplichting voor jou geldt en of je klaar bent:

1. 1Kijk in de KBO of je onderneming ‘Onderworpen aan btw’ is. Zo ja, dan geldt de verplichting in principe, tenzij je onder een van de uitzonderingen hierboven valt.
2. 2Controleer met de gratis Peppol-check op deze pagina of je e-facturen kunt ontvangen onder 0208, je ondernemingsnummer, en onder 9925, je btw-nummer. Niet gevonden? Vraag je boekhoudsoftware of Peppol-dienstverlener om je te registreren.
3. 3Overloop je klanten: naar Belgische btw-plichtige ondernemingen gaat elke factuur als e-factuur. Naar particulieren en buitenlandse klanten mag het zoals vroeger.
4. 4Overloop je leveranciers: Belgische leveranciers sturen je e-facturen. Buitenlandse leveranciers zonder Belgische vestiging, zoals Microsoft Ireland, mogen een pdf blijven sturen.
5. 5Boekhouder? Controleer al je klanten in één keer onder 0208 en 9925 met de gratis controle van je klantenlijst. De eerste 10 bedrijven van elke lijst zijn gratis; volledige lijsten horen bij Pro, dat binnenkort komt — schrijf je in op de wachtlijst voor de early-bird-prijs.

Lees ook

• Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen op Peppol: BR-E-10 en de juiste btw-codeOnder de vrijstellingsregeling reken je geen btw aan, maar je Peppol-factuur heeft wel een btw-categorie nodig. Gebruik categorie E (vrijgesteld) met 0% en zet de wettelijke vermelding ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ als vrijstellingsreden (BT-120). Ontbreekt die reden, dan faalt de factuur op BR-E-10.Lees meer
• Boetes voor e-facturatie via Peppol: wat riskeer je echt?De wet voorziet € 1.500 bij een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede en € 5.000 bij elke volgende, als je onderneming geen gestructureerde e-facturen kan versturen én ontvangen. De algemene tolerantieperiode liep af op 31 maart 2026. Volgens HLN (3 augustus 2026) had de FOD Financiën toen nog geen enkele boete uitgedeeld en koos ze voor dialoog. Controleer op deze pagina gratis of je bedrijf op Peppol bereikbaar is.Lees meer
• Klant niet op Peppol: hoe verstuur je je factuur?Kijk eerst of je klant echt niet op Peppol staat: controleer zowel het ondernemingsnummer (0208) als het btw-nummer (9925). Is hij onder geen van beide bereikbaar, dan mag je de factuur volgens de officiële FAQ van de federale overheid op een andere manier uitreiken, bijvoorbeeld op papier, of als pdf als je klant daarmee akkoord gaat. Die factuur is rechtsgeldig.Lees meer
• Leveranciersfacturen komen nooit aan via Peppol? Controleer 0208 en 9925Komt een leveranciersfactuur nooit aan, dan stuurt de leverancier ze bijna altijd naar een Peppol-ID waaronder je niet geregistreerd bent: naar 9925 (je btw-nummer) terwijl je alleen onder 0208 (je ondernemingsnummer) bereikbaar bent, of omgekeerd. Voor Peppol zijn dat twee aparte adressen, dus de factuur wordt nooit afgeleverd en jij krijgt geen melding. Met de live check van InvoiceVerify hieronder zie je in enkele seconden onder welk ID een bedrijf facturen ontvangt.Lees meer

Veelgestelde vragen

Moet ik Peppol gebruiken als ik alleen aan particulieren verkoop?

Voor je facturen aan particulieren niet. Maar koop je bij Belgische ondernemingen, dan moet je hun e-facturen kunnen ontvangen, bevestigde de FOD Financiën op 7 april 2026. Alleen wie geen enkele factuur uitreikt aan of ontvangt van Belgische btw-plichtigen, valt erbuiten.

Waarom komt mijn factuur van Microsoft Ireland niet via Peppol?

Omdat Microsoft Ireland Operations Ltd. niet in België gevestigd is. Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België vallen niet onder de verplichting, ook niet met een Belgisch btw-nummer, legt de FOD Financiën uit. Hun pdf-factuur is geldig: bewaar ze en geef ze aan je boekhouder zoals vroeger.

Moet een kleine onderneming met btw-vrijstelling e-facturen kunnen ontvangen?

Ja. Ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (tot € 25.000 omzet) vallen in principe onder de verplichting: ze moeten e-facturen kunnen ontvangen, en hun facturen aan Belgische btw-plichtigen moeten e-facturen zijn. Alleen wie uitsluitend door artikel 44 vrijgestelde handelingen verricht, zoals een arts voor vrijgestelde medische zorg, valt erbuiten.

Volstaat een kasticket als mijn klant een onderneming is?

Nee. Is je klant een btw-plichtige of een rechtspersoon, dan reik je naast het GKS-kasticket ook een factuur uit, en naar een Belgische btw-plichtige onderneming is dat sinds 1 januari 2026 een e-factuur. Het kasticket blijft verplicht; de factuur vervangt het niet.

Geldt de verplichting voor een buitenlands bedrijf met een Belgisch btw-nummer?

Niet als het geen vaste inrichting in België heeft: dan hoeft het geen e-facturen te versturen of te ontvangen. Heeft het wel een vaste inrichting in België, dan geldt de verplichting voor de handelingen van die vestiging. De buitenlandse onderneming moet haar klanten zelf laten weten in welk geval ze zit.

Hoe weet ik of mijn bedrijf al e-facturen kan ontvangen?

Gebruik de gratis Peppol-check op deze pagina: geef je ondernemings- of btw-nummer en je ziet live of je bereikbaar bent onder 0208 en 9925. Of je ook kunt versturen, hangt af van je software; stuur een testfactuur of vraag het je dienstverlener.

Bronnen

1. FOD Financiën: Voor wie wordt e-facturatie verplicht? (gecontroleerd op 5 november 2026) — 9 oktober 2024
2. FOD Financiën: algemene vragen over de B2B-verplichting (vragen 2, 11, 14, 15 en 16; gecontroleerd op 5 november 2026)
3. FOD Financiën: specifieke vragen over e-facturering (vragen 15, 18, 24 en 25)
4. FOD Financiën: Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering — 7 april 2026
5. Wet van 6 februari 2024 over de invoering van de verplichting tot elektronische facturering (Belgisch Staatsblad, Justel) — 20 februari 2024
6. Wet van 10 februari 2026 houdende diverse bepalingen inzake btw, artikel 4 (Belgisch Staatsblad, Justel) — 20 februari 2026
7. FOD Financiën: circulaire 2026/C/43 over de wet van 10 februari 2026, punt 2 en 6 (tekst op Juriel) — 18 maart 2026
8. FOD Financiën: Kan een factuur het GKS-ticket vervangen? (geregistreerdkassasysteem.be) — 16 december 2014
9. FOD Financiën: Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België, internationaal? — 9 oktober 2024
10. Microsoft Learn: belastinggegevens voor Microsoft 365 voor bedrijven
11. Reddit r/BEFreelance: “Peppol from Microsoft” (gebruikersmelding, in het Engels) — 4 januari 2026

Deze pagina vat de wet en de officiële richtlijnen van de FOD Financiën samen, en geeft persberichten weer waar dat zo vermeld staat. Het is geen juridisch of fiscaal advies — overleg met je boekhouder of adviseur over je eigen situatie.