Qui doit utiliser Peppol en Belgique, et qui en est exempté ?

La règle de base : B2B entre assujettis belges

Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent utiliser entre elles des factures électroniques structurées : des factures qui passent directement du logiciel du fournisseur à celui du client. Par défaut, cela se fait via le réseau Peppol, au format Peppol BIS. Un autre canal n’est permis que si les deux parties sont d’accord et que la facture respecte la norme européenne EN 16931.

Un PDF envoyé par e-mail ne suffit donc plus. Vous pouvez encore joindre un PDF ou une version papier, mais seule la facture électronique structurée est la facture légale. C’est la date d’établissement qui compte : toute facture établie ou envoyée depuis le 1er janvier 2026 est concernée, même pour des prestations de 2025.

• Si vous avez un numéro de TVA actif, l’obligation s’applique à votre entreprise, que vous soyez une société, une entreprise individuelle ou une ASBL avec un numéro de TVA.
• Si l’une des deux parties n’est pas assujettie à la TVA, par exemple une ASBL sans numéro de TVA, l’obligation ne s’applique pas à leurs factures mutuelles.
• Pour savoir si une entreprise est assujettie, consultez gratuitement la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) : la rubrique « Qualités » indique alors « Assujettie à la TVA – Depuis le » suivi d’une date.
• Vous ne devez pas demander un identifiant Peppol à vos clients. Les entreprises inscrites sur Peppol figurent sur le réseau, et la plupart des logiciels de facturation les trouvent eux-mêmes.
• Vous facturez à des pouvoirs publics (B2G) ? La facturation électronique y est déjà obligatoire pour les marchés publiés après le 1er mars 2024, en règle générale à partir de 3 000 € hors TVA. Les pouvoirs adjudicateurs fédéraux l’imposent aussi en dessous de ce montant.

Clients particuliers (B2C) : pas d’émission, mais réception

Les factures aux particuliers ne sont pas soumises à l’obligation. Un PDF, une facture papier ou un ticket de caisse restent possibles. Si vous voulez quand même facturer des particuliers via Peppol, ils doivent être d’accord.

Attention : si vous achetez vous-même auprès d’entreprises belges, vous devez pouvoir recevoir leurs factures électroniques, même si vous ne vendez qu’à des particuliers. Le SPF Finances l’a rappelé le 7 avril 2026. Seules les entreprises qui n’émettent aucune facture à des assujettis belges et n’en reçoivent aucune de leur part sont entièrement hors du champ.

Les factures privées que vous recevez, comme le gaz et l’électricité à domicile, ne sont pas concernées. Si vous voulez en déclarer une partie en frais professionnels, vous pouvez le faire sur la base de la facture papier ou électronique ordinaire.

Fournisseurs étrangers sans établissement en Belgique (comme Microsoft Ireland)

Une entreprise étrangère sans établissement stable en Belgique n’est pas soumise à l’obligation, même si elle est identifiée à la TVA en Belgique. Elle ne doit pas vous envoyer de facture électronique via Peppol, et elle ne doit pas non plus pouvoir en recevoir. Le SPF Finances appliquait déjà ce dernier point ; depuis la loi du 10 février 2026, publiée au Moniteur belge le 20 février 2026, le Code de la TVA prévoit expressément qu’une telle entreprise ne doit pas pouvoir recevoir de factures électroniques, et que vous ne devez donc pas non plus lui en envoyer.

Microsoft 365 en est un exemple typique. Selon les explications fiscales de Microsoft, c’est Microsoft Ireland Operations Ltd. qui applique la TVA aux clients professionnels dans l’UE. Si vous indiquez un numéro de TVA valide, Microsoft facture sans TVA et, selon ces mêmes explications, vous devrez peut-être déclarer vous-même la TVA. Cela n’a rien à voir avec Peppol : une telle facture peut arriver par e-mail et elle est valable.

• Conservez cette facture PDF étrangère et transmettez-la à votre comptable, comme avant. Vous n’avez pas à exiger de facture électronique.
• Si vous achetez via un partenaire ou revendeur belge, c’est cette entreprise belge qui vous facture, et cette facture doit bien arriver en facture électronique.
• Si l’entreprise étrangère a un établissement stable en Belgique, l’obligation s’applique. Comme ce n’est pas toujours visible, l’entreprise étrangère sans établissement stable doit en informer elle-même ses clients.
• Un représentant responsable belge qui agit sous son propre numéro de TVA belge est soumis à l’obligation. S’il utilise le numéro de TVA de l’entreprise étrangère, ou un numéro commençant par BE0796.5 ou BE0796.6, il ne l’est pas.
• Peppol est aussi possible à l’international si les deux parties le veulent : l’inscription sur Peppol vaut accord pour recevoir des factures électroniques. Pour les factures entre États membres de l’UE, la facturation électronique deviendra obligatoire à partir de 2030, annonce le SPF Finances.

Tickets de caisse et horeca

Un ticket de caisse n’est pas une facture. Si votre client est un assujetti ou une personne morale, vous devez toujours émettre une facture en plus du ticket de votre système de caisse enregistreuse (SCE, la « caisse blanche »). Le SPF Finances confirme que l’obligation de facturation électronique ne change rien à ce principe. À l’inverse, une facture ne remplace jamais le ticket SCE.

En pratique : un particulier qui vient manger reçoit le ticket SCE, comme avant. Une entreprise belge qui veut une facture pour un lunch d’affaires, une réception ou une commande traiteur reçoit le ticket SCE et une facture électronique structurée via Peppol.

• Reprenez cette facture dans votre facturier de sortie et déduisez l’opération du chiffre d’affaires du SCE dans votre déclaration TVA, pour qu’elle ne soit pas comptée deux fois.
• En tant qu’établissement horeca, vous recevez aussi les factures de vos fournisseurs belges, comme le marchand de boissons ou le grossiste, en facture électronique.
• Les factures simplifiées (article 13 de l’AR n° 1) restent permises, mais elles passent elles aussi au moins par le format Peppol BIS.
• Si votre entreprise achète quelque chose à la caisse, le ticket de caisse n’est pas une facture. Pour déduire la TVA, il vous faut une facture régulière ; si l’achat tombe sous l’obligation, c’est une facture électronique structurée. Le SPF admet une exception si les conditions de fond sont remplies (« substance over form »).

Petites entreprises en franchise de TVA : aussi la réception

Si vous appliquez le régime de la franchise de taxe pour les petites entreprises (chiffre d’affaires annuel jusqu’à 25 000 €), vous êtes en principe soumis à l’obligation. Le SPF Finances l’a précisé le 7 avril 2026, pour éviter les malentendus après des informations parues dans les médias.

Cela signifie deux choses. Vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs belges. Et vos factures aux clients belges assujettis à la TVA doivent être des factures électroniques, avec la mention légale de la franchise. Si vous ne vendez qu’à des particuliers, il ne reste que la réception.

Les autres exceptions

En dehors des entreprises étrangères sans établissement en Belgique, il n’existe que quelques exceptions :

• Les assujettis faillis ne doivent pas émettre de factures électroniques.
• Les assujettis forfaitaires (article 56 du Code de la TVA) ne doivent pas émettre de factures électroniques, mais doivent pouvoir en recevoir. Ce régime prend fin au plus tard le 1er janvier 2028.
• Les agriculteurs sous le régime particulier agricole n’émettent pas de factures pour cette activité, mais doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. C’est leur client qui émet le bordereau d’achat, depuis le 1er janvier 2026 sous forme électronique structurée.
• Les entreprises qui n’effectuent que des opérations exemptées par l’article 44 ne doivent ni émettre ni pouvoir recevoir. Une opération exemptée par l’article 44 n’est soumise à l’obligation pour personne.
• Si votre client ne peut pas recevoir de facture électronique pour des raisons techniques, vous ne devez plus, depuis le 20 février 2026, lui envoyer de facture électronique structurée. Vous émettez alors une facture ordinaire, sur papier ou en PDF. Votre client reste lui-même tenu de pouvoir recevoir des factures électroniques.

Savoir où vous en êtes en cinq minutes

Pas de panique. Avec ces étapes, vous savez si l’obligation vous concerne et si vous êtes prêt :

1. 1Vérifiez dans la BCE si votre entreprise est « Assujettie à la TVA ». Si oui, l’obligation s’applique en principe, sauf si vous relevez d’une des exceptions ci-dessus.
2. 2Vérifiez avec le contrôle Peppol gratuit sur cette page si vous pouvez recevoir des factures électroniques sous 0208, votre numéro d’entreprise, et sous 9925, votre numéro de TVA. Introuvable ? Demandez à votre logiciel comptable ou à votre prestataire Peppol de vous inscrire.
3. 3Passez vos clients en revue : vers les entreprises belges assujetties, chaque facture part en facture électronique. Vers les particuliers et les clients étrangers, vous pouvez continuer comme avant.
4. 4Passez vos fournisseurs en revue : les fournisseurs belges vous envoient des factures électroniques. Les fournisseurs étrangers sans établissement en Belgique, comme Microsoft Ireland, peuvent continuer à envoyer un PDF.
5. 5Comptable ? Vérifiez tous vos clients en une fois sous 0208 et 9925 avec le contrôle gratuit de liste de clients. Les 10 premières entreprises de chaque liste sont gratuites ; les listes complètes font partie de Pro, qui arrive bientôt — inscrivez-vous sur la liste d’attente pour le tarif early bird.

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Questions fréquentes

Dois-je utiliser Peppol si je ne vends qu’à des particuliers ?

Pas pour vos factures aux particuliers. Mais si vous achetez auprès d’entreprises belges, vous devez pouvoir recevoir leurs factures électroniques, a confirmé le SPF Finances le 7 avril 2026. Seules les entreprises qui n’émettent aucune facture à des assujettis belges et n’en reçoivent aucune de leur part sont hors du champ.

Pourquoi ma facture de Microsoft Ireland n’arrive-t-elle pas via Peppol ?

Parce que Microsoft Ireland Operations Ltd. n’est pas établie en Belgique. Les entreprises étrangères sans établissement stable en Belgique ne sont pas soumises à l’obligation, même avec un numéro de TVA belge, explique le SPF Finances. Leur facture PDF est valable : conservez-la et transmettez-la à votre comptable comme avant.

Une petite entreprise en franchise de TVA doit-elle pouvoir recevoir des factures électroniques ?

Oui. Les entreprises sous le régime de la franchise des petites entreprises (jusqu’à 25 000 € de chiffre d’affaires) sont en principe soumises à l’obligation : elles doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et leurs factures aux assujettis belges doivent être des factures électroniques. Seules celles qui n’effectuent que des opérations exemptées par l’article 44, comme un médecin pour des soins médicaux exemptés, sont hors du champ.

Un ticket de caisse suffit-il si mon client est une entreprise ?

Non. Si votre client est un assujetti ou une personne morale, vous émettez une facture en plus du ticket SCE, et vers une entreprise belge assujettie, c’est depuis le 1er janvier 2026 une facture électronique. Le ticket de caisse reste obligatoire ; la facture ne le remplace pas.

L’obligation s’applique-t-elle à une entreprise étrangère avec un numéro de TVA belge ?

Pas si elle n’a pas d’établissement stable en Belgique : elle ne doit alors ni émettre ni recevoir de factures électroniques. Si elle a un établissement stable en Belgique, l’obligation s’applique aux opérations de cet établissement. L’entreprise étrangère doit informer elle-même ses clients de sa situation.

Comment savoir si mon entreprise peut déjà recevoir des factures électroniques ?

Utilisez le contrôle Peppol gratuit sur cette page : saisissez votre numéro d’entreprise ou de TVA et vous voyez en direct si vous êtes joignable sous 0208 et 9925. L’envoi dépend de votre logiciel ; envoyez une facture de test ou demandez à votre prestataire.

Sources

1. SPF Finances : Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ? (vérifié le 5 novembre 2026) — 9 octobre 2024
2. SPF Finances : questions générales sur l’obligation B2B (questions 2, 11, 14, 15 et 16 ; vérifié le 5 novembre 2026)
3. SPF Finances : questions spécifiques sur la facturation électronique (questions 15, 18, 24 et 25)
4. SPF Finances : Fin de la période de tolérance pour l’e-facturation — 7 avril 2026
5. Loi du 6 février 2024 concernant l’introduction de l’obligation de facturation électronique (Moniteur belge, Justel) — 20 février 2024
6. Loi du 10 février 2026 portant des dispositions diverses en matière de TVA, article 4 (Moniteur belge, Justel) — 20 février 2026
7. SPF Finances : circulaire 2026/C/43 relative à la loi du 10 février 2026, points 2 et 6 (texte sur Juriel) — 18 mars 2026
8. SPF Finances : Une facture peut-elle remplacer un ticket SCE ? (systemedecaisseenregistreuse.be) — 16 décembre 2014
9. SPF Finances : Puis-je appliquer la facturation électronique en dehors de la Belgique ? — 9 octobre 2024
10. Microsoft Learn : informations fiscales pour les produits et services Microsoft 365 pour les entreprises
11. Reddit r/BEFreelance : « Peppol from Microsoft » (témoignage d’utilisateur, en anglais) — 4 janvier 2026

Cette page résume la loi et les indications officielles du SPF Finances, et rapporte des articles de presse lorsque c’est indiqué. Ce n’est pas un conseil juridique ou fiscal — consultez votre comptable ou votre conseiller pour votre situation.