Changer de prestataire Peppol sans perdre de factures

0208 et 9925 : deux inscriptions, deux transferts

En Belgique, chaque entreprise est inscrite au moins avec son numéro d’entreprise, schéma 0208 ; les prestataires y sont contractuellement tenus. Votre numéro de TVA, schéma 9925, peut s’y ajouter sur base volontaire.

Pour le réseau, ce sont deux identifiants distincts, chacun avec sa propre inscription. Ils peuvent se trouver chez des prestataires différents, et la migration de 0208 n’emporte pas 9925. Si 9925 reste chez l’ancien prestataire, les factures envoyées à votre numéro de TVA y arrivent, puis nulle part une fois votre contrat résilié.

• Avant de commencer, vérifiez quels identifiants vous avez et chez quel prestataire. Le contrôle gratuit d’InvoiceVerify l’affiche pour 0208 et 9925 en même temps.
• Vous envoyez avec un logiciel et recevez avec un autre ? Selon le BOSA, l’autorité Peppol belge, seul le prestataire qui reçoit vos factures vous inscrit alors sur le réseau, et votre logiciel d’envoi n’enregistre aucune capacité de réception pour vous. Utiliser un autre identifiant, surtout votre numéro de TVA, pour recevoir chez un second prestataire est fortement déconseillé par le BOSA.

Deux façons de changer de prestataire

Il existe deux façons de faire passer un identifiant chez un nouveau prestataire. La différence tient à ce qui arrive à vos factures entre-temps.

• Avec une clé de migration, la procédure standard d’OpenPeppol : votre ancien prestataire crée une clé de migration et annonce la migration au SML. Vous transmettez la clé à votre nouveau prestataire. Celui-ci prépare d’abord vos données dans son annuaire, puis reprend votre identifiant avec la clé ; dès ce moment, le réseau pointe vers lui. Votre identifiant reste enregistré tout du long. Ce n’est qu’ensuite que l’ancien prestataire peut supprimer ses données.
• Désinscription puis réinscription : votre ancien prestataire supprime votre inscription et le nouveau vous inscrit à nouveau. Entre ces deux étapes, votre identifiant ne figure nulle part sur le réseau, et un émetteur qui vous cherche à ce moment ne vous trouve pas.

La coupure : là où des factures peuvent se perdre

Il y a quatre moments où une facture peut se perdre. Pour chacun, une précaution simple suffit.

• Entre désinscription et réinscription : un émetteur qui cherche votre identifiant ne trouve rien et ne peut pas livrer la facture. S’il reçoit un message d’erreur et ce qu’il fait ensuite dépend de son logiciel ; vous, vous ne voyez rien. Gardez cette coupure aussi courte que possible.
• Juste après le changement : un émetteur n’est pas obligé de rechercher votre adresse pour chaque facture et peut réutiliser les données d’un envoi précédent ; il ne doit refaire la recherche que si l’envoi montre qu’elles sont dépassées. Si votre ancien point d’accès accepte encore des factures, elles y atterrissent.
• Pour l’identifiant oublié : si vous ne transférez que 0208, 9925 reste chez l’ancien prestataire. Dès que cette inscription disparaît, ceux qui envoient à votre numéro de TVA ne vous trouvent plus.
• Dans votre nouveau logiciel : si votre identifiant est déjà chez le nouveau prestataire mais que la réception n’est pas encore configurée dans votre logiciel, la facture arrive chez le prestataire sans que vous la voyiez. Demandez à l’avance à votre nouveau prestataire quand la réception sera active pour votre entreprise.

Comment planifier le changement

Dans cet ordre, votre entreprise reste joignable et vous savez ensuite exactement ce qui s’est passé.

1. 1Faites le point : vérifiez votre entreprise avec le contrôle Peppol gratuit. Notez pour 0208 et 9925 s’ils reçoivent des factures et vers quel annuaire de prestataire ils pointent.
2. 2Demandez à votre nouveau prestataire s’il travaille avec une clé de migration et combien de temps il lui faut pour vérifier votre entreprise. Les prestataires doivent identifier leurs clients ; le BOSA a annoncé en février 2026 qu’il le contrôlerait. Commencez donc quelques jours avant la date du changement.
3. 3Demandez à votre ancien prestataire une clé de migration pour chaque identifiant que vous gardez, ainsi que le préavis et la date jusqu’à laquelle vous pourrez consulter l’ancienne boîte et vos archives.
4. 4Choisissez un jour ouvrable calme où les deux prestataires sont joignables : pas en pleine facturation de fin de mois, pas juste avant votre déclaration TVA et pas en période de congés.
5. 5Transférez 0208 et 9925 le même jour, pour ne pas recevoir pendant un temps dans deux boîtes.
6. 6Vous devez malgré tout vous désinscrire d’abord ? Faites suivre la nouvelle inscription immédiatement, de préférence le matin, et vérifiez le jour même que votre identifiant est de nouveau trouvable.
7. 7Votre identifiant ne change pas : vos fournisseurs n’ont rien à modifier. Prévenez-les seulement si vous ajoutez ou supprimez un identifiant.

Après le changement : vérifiez où se trouve chaque identifiant

Saisissez votre numéro d’entreprise ou de TVA. InvoiceVerify interroge le réseau Peppol pour 0208 et 9925 en même temps et affiche, pour chaque identifiant, s’il reçoit des factures et vers quel annuaire de prestataire il pointe. L’étape qui correspond à votre résultat est mise en évidence.

1. 1Aucun identifiant ne reçoit de factures : vous êtes dans la coupure entre désinscription et inscription, ou votre nouveau prestataire vous a inscrit, mais pas pour les factures. Contactez votre nouveau prestataire aujourd’hui ; d’ici là, vos fournisseurs ne peuvent pas vous joindre via Peppol.
2. 2Seul 9925 reçoit des factures : 0208 manque, alors que toute entreprise belge doit être inscrite au moins sous 0208. Demandez à votre nouveau prestataire d’inscrire ou de migrer 0208 sans attendre.
3. 3Seul 0208 reçoit des factures : si vous aviez aussi 9925, cet identifiant a disparu lors du changement et les fournisseurs qui envoient à votre numéro de TVA ne vous joignent plus. Faites aussi inscrire 9925 par votre nouveau prestataire, ou demandez à ces fournisseurs d’utiliser 0208.
4. 4Les deux identifiants reçoivent des factures, mais chez des prestataires différents : l’un d’eux est encore chez votre ancien prestataire. Demandez-y une clé de migration pour cet identifiant et transmettez-la au nouveau, sinon les factures continuent d’arriver dans deux boîtes.
5. 5Les deux identifiants reçoivent des factures chez le même prestataire : vérifiez que l’annuaire affiché appartient bien à votre nouveau prestataire ; en cas de doute, demandez-lui. Demandez ensuite à un fournisseur d’envoyer une vraie facture et vérifiez qu’elle apparaît dans votre nouveau logiciel.

Les premières semaines après le changement

• Une facture se fait attendre plus d’un jour ouvrable ? La plupart du temps, une facture électronique arrive en quelques minutes à quelques heures, mais le réseau Peppol ne garantit pas une transmission en temps réel. Le SPF Finances conseille alors de contacter votre fournisseur de logiciel, qui peut déterminer où se situe le retard.
• Tant que vous y avez accès, jetez de temps en temps un œil à l’ancienne boîte, pour les factures que des émetteurs ont encore envoyées à l’ancienne adresse.
• Demandez à votre nouveau prestataire de publier votre entreprise dans le Peppol Directory. Selon le SPF Finances, la plupart des logiciels de facturation utilisent cette publication pour détecter les nouveaux destinataires.
• Vous veniez encore de Hermes, l’ancienne plateforme gratuite des pouvoirs publics ? Hermes a été mis hors service. Le BOSA a lancé la migration de tous les participants Hermes et permis aux prestataires de récupérer la clé de migration directement auprès de Hermes ; seul le portail web est resté en ligne quelques mois pour consulter les factures.

Pour les comptables : de nombreux clients à la fois

Vous faites changer de nombreux clients, par exemple vers un même nouveau logiciel ? Le contrôle gratuit de votre liste de clients vérifie chaque entreprise sous 0208 et 9925 et signale celles dont les deux identifiants pointent vers des prestataires différents ou qui ne reçoivent plus de factures nulle part. Les 10 premières entreprises de chaque liste sont gratuites. Les listes complètes font partie de Pro : Pro arrive bientôt — inscrivez-vous sur la liste d’attente pour le tarif early bird.

Ce qui n’est pas fixé officiellement

Nous n’avons trouvé aucune règle belge imposant un délai à votre ancien prestataire pour libérer votre identifiant ; cela dépend de votre contrat. À titre de comparaison, aux Pays-Bas, le prestataire précédent doit coopérer à la migration ou vous désinscrire dans les trois jours ouvrables suivant la date de fin souhaitée. En Belgique, le SPF BOSA est depuis le 1er janvier 2016 l’autorité Peppol, chargée de veiller à l’utilisation correcte de Peppol.

Aucun texte officiel ne fixe combien de temps les émetteurs peuvent réutiliser d’anciennes données d’adresse. C’est pourquoi nous conseillons de pouvoir consulter l’ancienne boîte encore quelques semaines.

Qu’avec une clé de migration votre identifiant reste trouvable tout du long découle du fonctionnement de la procédure. Ce n’est pas une garantie : les deux prestataires doivent exécuter leurs étapes correctement et à temps.

À lire aussi

• Les factures fournisseurs n’arrivent jamais via Peppol ? Vérifiez 0208 et 9925Quand une facture fournisseur n’arrive jamais, le fournisseur l’envoie presque toujours vers un identifiant Peppol sous lequel vous n’êtes pas inscrit : vers 9925 (votre numéro de TVA) alors que vous n’êtes joignable que sous 0208 (votre numéro d’entreprise), ou l’inverse. Pour Peppol, ce sont deux adresses distinctes : la facture n’est jamais livrée et vous ne recevez aucun message. Avec la vérification en direct d’InvoiceVerify ci-dessous, vous voyez en quelques secondes sous quel identifiant une entreprise reçoit ses factures.Lire la suite
• Peppol 0208 ou 9925 : pourquoi la facture n’arrive pas0208 et 9925 désignent deux adresses Peppol distinctes, même pour une seule entreprise belge. Si votre logiciel utilise une adresse non inscrite, le point d’accès émetteur ne trouve pas le destinataire et la facture n’est pas livrée.Lire la suite
• Client pas sur Peppol : comment envoyer votre facture ?Vérifiez d’abord que votre client n’est vraiment pas sur Peppol : contrôlez le numéro d’entreprise (0208) et le numéro de TVA (9925). S’il n’est joignable sous aucun des deux, la FAQ officielle de l’autorité fédérale vous permet d’émettre la facture autrement, par exemple sur papier, ou en PDF si votre client l’accepte. Cette facture est juridiquement valable.Lire la suite
• Amendes Peppol pour la facturation électronique : que risquez-vous vraiment ?La loi prévoit 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour une deuxième et 5 000 € pour chaque infraction suivante, si votre entreprise ne peut pas émettre et recevoir de factures électroniques structurées. La période générale de tolérance a pris fin le 31 mars 2026. Selon une dépêche Belga du 3 août 2026, le SPF Finances n’avait encore infligé aucune amende et privilégiait le dialogue. Vérifiez gratuitement sur cette page si votre entreprise est joignable sur Peppol.Lire la suite

Questions fréquentes

Puis-je inscrire le même identifiant Peppol chez deux prestataires à la fois ?

Non. Chaque identifiant pointe vers un seul annuaire de prestataire. 0208 et 9925 peuvent se trouver chez des prestataires différents, mais vos factures arrivent alors dans deux boîtes. Mieux vaut les regrouper chez le même prestataire.

Mes fournisseurs doivent-ils changer quelque chose ?

Non, si votre identifiant Peppol reste le même : ils envoient vers le même identifiant et le réseau l’achemine vers votre nouveau prestataire. Ils ne doivent modifier votre fiche client que si vous ajoutez ou supprimez un identifiant.

Combien de temps prend un changement ?

Sur le réseau, votre identifiant bascule dès que le nouveau prestataire le reprend avec la clé de migration. L’essentiel du temps va à la préparation : faire vérifier votre entreprise, obtenir les clés et configurer le nouveau logiciel. Convenez donc à l’avance d’une date fixe avec les deux prestataires.

Mon ancien prestataire ne me donne pas de clé de migration. Que faire ?

Demandez-la par écrit, avec la date de fin de votre contrat. À défaut, faites-lui supprimer votre inscription et faites-vous réinscrire par le nouveau prestataire juste après, le même matin, car vous êtes introuvable entre les deux. Nous n’avons pas trouvé de délai belge dans lequel il doit coopérer.

Je change seulement de logiciel pour envoyer mes factures. Mon identifiant doit-il déménager ?

Pas forcément. Selon le BOSA, seul le prestataire qui reçoit vos factures vous inscrit sur le réseau ; votre logiciel d’envoi n’enregistre alors aucune réception pour vous. N’utilisez pas 9925 comme détour pour recevoir chez un second prestataire : le BOSA le déconseille fortement.

Une présence dans le Peppol Directory prouve-t-elle que le changement a réussi ?

Non. Le Directory reprend les données des annuaires de prestataires, peut être en retard et contient parfois des adresses retirées de tout annuaire actif. Le contrôle gratuit d’InvoiceVerify interroge le réseau lui-même : le SML et l’annuaire du prestataire de chaque identifiant.

Sources

1. SPF Finances : questions générales sur Peppol, questions 4, 5, 6, 8 et 9 (pas de date indiquée, consulté le 5 novembre 2026)
2. SPF Finances : questions générales sur l’obligation B2B, questions 8, 9 et 17 (pas de date indiquée, consulté le 5 novembre 2026)
3. SPF Finances : Comment conserver des factures reçues ? — 8 avril 2026
4. OpenPeppol : spécification Service Metadata Locator (SML) 1.3.0, §2.1–2.2 et 3.1.2 (en anglais) — 6 février 2025
5. OpenPeppol : spécification Service Metadata Publishing (SMP) 1.4.0, sur la réutilisation des données d’adresse (en anglais) — 6 février 2025
6. OpenPeppol : spécification Peppol Directory 1.1.1 (en anglais) — 15 octobre 2020
7. OpenPeppol : liste de codes des schémas d’identification 9.7, schémas 0208 et 9925 (en anglais) — 2 juillet 2026
8. BOSA, Belgian Peppol Service Providers Forum : document préparatoire de la 39e réunion plénière, sur les deux prestataires, l’identification des clients et le Peppol Directory (en anglais) — 24 février 2026
9. BOSA, Belgian Peppol Service Providers Forum : mise hors service de Hermes et migration des participants Hermes (archivé, en anglais) — 17 décembre 2025
10. Autorité Peppol néerlandaise : exigences spécifiques, §5 « Service provider switch » (pas de date indiquée, en anglais)
11. Documentation Odoo 19.0 : facturation électronique, inscription Peppol (en anglais)
12. Documentation Odoo 17.0 : facturation électronique, champ « Migration key » (en anglais)
13. Code source Odoo 19.0 (account_peppol) : message indiquant qu’un participant est déjà enregistré
14. Code source Odoo 18.0 (account_peppol) : clé de migration à demander au support Odoo

Cette page résume la loi et les indications officielles du SPF Finances, et rapporte des articles de presse lorsque c’est indiqué. Ce n’est pas un conseil juridique ou fiscal — consultez votre comptable ou votre conseiller pour votre situation.