InvoiceVerify

Peppol als zelfstandige: wat nog misloopt nadat je een tool koos

Ook beschikbaar in:EnglishFrançais

Stand van zaken op

Sinds 1 januari 2026 versturen ook zelfstandigen en kleine ondernemingen met een btw-nummer hun facturen aan Belgische bedrijven via Peppol, ook onder de vrijstellingsregeling. Een tool kiezen is de eerste stap; wat daarna misloopt, komt bijna altijd van het Peppol-ID van je klant, een foutcode zoals BR-CO-15, de btw-vermelding of een creditnota. Hieronder per probleem wat je ziet, waarom het gebeurt en hoe je het oplost.

Wat de verplichting voor jou als zelfstandige betekent

Heb je een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor jou, of je nu in hoofd- of bijberoep werkt en ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Facturen aan Belgische btw-plichtige klanten verstuur je als gestructureerde e-factuur, in de praktijk via Peppol. En je moet de e-facturen van je Belgische leveranciers kunnen ontvangen.

Facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting, en voor klanten in het buitenland is Peppol vrijwillig. Twijfel je of je er zelf onder valt, kijk dan eerst in het overzicht van wie Peppol moet gebruiken.

1. Je klant is niet vindbaar op Peppol

Wat je ziet
Je tool meldt ‘ontvanger niet gevonden’, ‘not registered’ of ‘no SMP entry’, of laat je de klant niet als Peppol-ontvanger kiezen.
Waarom het gebeurt
Je klant staat niet op Peppol onder het ID dat je tool probeert, of hij is nog nergens geregistreerd. Veel tools zoeken onder één ID, terwijl een Belgisch bedrijf onder zijn ondernemingsnummer (0208), zijn btw-nummer (9925) of beide kan staan.
Oplossing
Zoek je klant op onder 0208 én 9925. Ontvangt hij onder een van beide, zet dat ID in de klantenfiche en verstuur opnieuw. Staat hij nergens, dan mag je volgens de officiële FAQ de factuur op een andere manier uitreiken: op papier, of als pdf als je klant daarmee akkoord gaat. Die factuur is rechtsgeldig; zodra hij bereikbaar is, gaan nieuwe facturen via Peppol.

Volledige oplossing en tools

2. Verkeerd Peppol-ID: KBO-nummer (0208) of btw-nummer (9925)

Wat je ziet
Je klant zegt dat hij op Peppol staat, maar je factuur komt niet aan. Of je accesspoint houdt ze tegen met een fout bij het EndpointID, zoals BR-62 of PEPPOL-COMMON-R043.
Waarom het gebeurt
In België hoort elk bedrijf minstens onder zijn ondernemingsnummer met schema 0208 op Peppol te staan; het btw-nummer met schema 9925 kan daarnaast. Een ID met het verkeerde schema, ‘BE’ voor een 0208-nummer of één verkeerd cijfer wijst naar een ontvanger die niet bestaat.
Oplossing
Gebruik 0208 met de tien cijfers van het KBO-nummer zonder BE, of 9925 met het btw-nummer mét BE, en kies het ID waaronder je klant facturen ontvangt. Zet het in de klantenfiche van je tool, dan krijgt elke volgende factuur het juiste adres.

Volledige oplossing en tools

Correct: het Peppol-adres van een Belgische klant onder 0208 (onder 9925: BE0403170701)
<cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Party>
    <cbc:EndpointID schemeID="0208">0403170701</cbc:EndpointID>
    …
  </cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

3. Factuur geweigerd met een BR-code

Wat je ziet
Je tool of accesspoint meldt een code zoals BR-CO-15, PEPPOL-EN16931-R003 of BR-S-08, en de factuur vertrekt niet.
Waarom het gebeurt
Het accesspoint toetst elke factuur aan de regels van EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0 voor ze vertrekt. De code zegt welke regel faalt: BR-CO-15 betekent dat het totaal met btw niet gelijk is aan het totaal zonder btw plus de btw, PEPPOL-EN16931-R003 dat er geen klantreferentie en geen bestelnummer op staat.
Oplossing
Zoek de code op: elke foutcode heeft een pagina met de oorzaak en de oplossing. Pas de factuur aan in je tool, vaak door een referentie in te vullen of de afronding per lijn te corrigeren, en controleer de XML opnieuw. Werd ze tegengehouden voor de aflevering, dan heeft je klant niets ontvangen: verstuur de verbeterde versie zonder ze een tweede keer te boeken.

Volledige oplossing en tools

4. Vrijstellingsvermelding ontbreekt of is verouderd

Wat je ziet
Je factureert onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen en de factuur faalt op BR-E-10, of je sjabloon vermeldt nog ‘Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen’.
Waarom het gebeurt
Ook een factuur zonder btw heeft op Peppol een btw-categorie en een vrijstellingsreden nodig. Sinds 1 januari 2025 schrijft artikel 5, § 1, 10° quater van het KB nr. 1 de vermelding ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ voor. Oudere sjablonen gebruiken nog de vroegere tekst, en sommige tools laten de reden leeg.
Oplossing
Zet de lijnen op btw-categorie E en 0%, vul als vrijstellingsreden (BT-120) ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ in, laat de code leeg en laat je btw-nummer op de factuur staan. Gebruik geen categorie O: die mag niet samen met je btw-nummer (BR-O-02).

Volledige oplossing en tools

Correct: btw-uitsplitsing onder de vrijstellingsregeling
<cac:TaxSubtotal>
  <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">800.00</cbc:TaxableAmount>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:TaxAmount>
  <cac:TaxCategory>
    <cbc:ID>E</cbc:ID>
    <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
    <cbc:TaxExemptionReason>Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting</cbc:TaxExemptionReason>
    <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
  </cac:TaxCategory>
</cac:TaxSubtotal>

5. Creditnota’s

Wat je ziet
Je creditnota wordt afgekeurd met PEPPOL-EN16931-P0100 of BR-55, of je maakt ze nog als pdf terwijl de factuur via Peppol ging.
Waarom het gebeurt
Een creditnota die een Peppol-factuur wijzigt en er ondubbelzinnig naar verwijst, geldt volgens de officiële FAQ zelf als gestructureerde e-factuur en gaat in hetzelfde formaat. Een Invoice-document met type 381, of een verwijzing zonder factuurnummer, haalt de validatie niet.
Oplossing
Verstuur ze via Peppol als apart CreditNote-document met type 381 en positieve bedragen. Verwijs in BillingReference naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur, en gebruik dezelfde btw-categorie als de lijnen die je crediteert.

Volledige oplossing en tools

6. Facturen aan particulieren

Wat je ziet
Je tool vraagt een Peppol-ID voor een klant zonder btw-nummer, of een factuur aan een particulier blijft hangen.
Waarom het gebeurt
Particulieren staan niet op Peppol, en facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting.
Oplossing
Duid de klant in je tool aan als particulier, zonder btw-nummer, en verstuur de factuur zoals vroeger: als pdf of op papier. Via Peppol factureren kan alleen als je klant daarmee akkoord gaat. Werk je alleen voor particulieren, dan moet je de e-facturen van je Belgische leveranciers wel kunnen ontvangen.

Volledige oplossing en tools

7. Buitenlandse klanten

Wat je ziet
Je tool vindt je klant in Nederland, Frankrijk of Duitsland niet op Peppol, of stelt voor om toch een pdf te sturen.
Waarom het gebeurt
De Belgische verplichting geldt voor facturen tussen in België gevestigde btw-plichtigen. Voor een klant in het buitenland is Peppol vrijwillig: het kan als jullie er allebei voor kiezen, en wie op Peppol geregistreerd is, gaat daarmee akkoord om zo te ontvangen.
Oplossing
Zoek je klant op in de Peppol Directory. Staat hij erop, dan kun je hem via Peppol factureren. Staat hij er niet op, stuur dan je factuur zoals voorheen. Aan de btw-regels voor buitenlandse klanten verandert Peppol niets; twijfel je over de btw-vermelding, vraag het aan je boekhouder.

Volledige oplossing en tools

Controleer je eerste factuur voor je ze verstuurt

Een paar minuten vooraf besparen je een geweigerde factuur en een klant die belt. Zo pak je je eerste Peppol-factuur aan:

  1. 1Zoek je klant op onder 0208 en 9925 en zet het ID dat facturen ontvangt in de klantenfiche.
  2. 2Vraag je klant welke referentie of welk bestelnummer hij op de factuur verwacht, en vul het in (PEPPOL-EN16931-R003).
  3. 3Factureer je onder de vrijstellingsregeling: categorie E, 0% en ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ als vrijstellingsreden.
  4. 4Download de UBL-XML uit je tool, als die dat toelaat, en sleep ze in de gratis checker op deze pagina. Je ziet elke regel die faalt, met het regelnummer. Zonder account heb je 3 controles per maand; het voorbeeldbestand is altijd gratis.
  5. 5Verstuur pas daarna, en kijk de volgende dag in je tool of de factuur als afgeleverd staat.

Wat de checker wel en niet zegt

De checker toetst je XML aan de regels van EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0 die InvoiceVerify uitvoert: een sterke aanwijzing, geen officiële validatie. Of je klant onder dat ID bereikbaar is, zie je in de Peppol-ID-zoektool.

Controleer je eerste factuur

Lees ook

Veelgestelde vragen

Moet ik als zelfstandige in bijberoep Peppol gebruiken?
Ja, als je een actief btw-nummer hebt en factureert aan Belgische btw-plichtige klanten. De verplichting hangt af van je btw-nummer, niet van hoofd- of bijberoep, en de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen ontslaat je er niet van.
Ik heb al een Peppol-tool. Waarom wordt mijn factuur toch geweigerd?
Je tool verstuurt wat je invult. De meeste weigeringen komen van de inhoud: geen klantreferentie of bestelnummer (PEPPOL-EN16931-R003), totalen die niet kloppen (BR-CO-15), een vrijstelling zonder reden (BR-E-10) of een verkeerd Peppol-ID van je klant.
Mijn klant staat niet op Peppol. Ben ik dan in fout?
Volgens de officiële FAQ voldoe je aan je facturatieplicht als je de factuur op een andere manier uitreikt, bijvoorbeeld op papier of als pdf met het akkoord van je klant. Het sanctierisico ligt bij de klant die niet kan ontvangen. Noteer wanneer je beide ID’s controleerde.
Moet ik facturen aan particulieren via Peppol versturen?
Nee. Facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting; een pdf of papieren factuur blijft mogelijk. De e-facturen van je Belgische leveranciers moet je wel kunnen ontvangen.
Welke vermelding zet ik op een factuur onder de vrijstellingsregeling?
Sinds 1 januari 2025: ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ (in het Frans ‘Régime particulier de la franchise de taxe’). Op Peppol zet je die tekst als vrijstellingsreden (BT-120) bij btw-categorie E.
Is InvoiceVerify een officiële Peppol-validator?
Nee. InvoiceVerify is een onafhankelijke tool van Kalmwerk, los van de overheid en van OpenPeppol. De checker is een sterke aanwijzing, geen officiële validatie; de regels op deze pagina komen uit de bronnen hieronder.

Bronnen

  1. FOD Financiën: Voor wie wordt e-facturatie verplicht? (gecontroleerd op 14 november 2026) —
  2. FOD Financiën: algemene vragen over de B2B-verplichting (klant niet bereikbaar, andere uitreikingswijze; gecontroleerd op 14 november 2026)
  3. FOD Financiën: specifieke vragen over e-facturatie (creditnota’s, vrijstellingsreden in BT-120; gecontroleerd op 14 november 2026)
  4. FOD Financiën: algemene vragen over Peppol (registratie onder het ondernemingsnummer, 0208; gecontroleerd op 14 november 2026)
  5. FOD Financiën: Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België? (gecontroleerd op 14 november 2026)
  6. FOD Financiën: btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (gecontroleerd op 14 november 2026)
  7. KB nr. 1 met betrekking tot de btw, artikel 5, § 1, 10° quater (Justel; gecontroleerd op 14 november 2026)
  8. OpenPeppol: Peppol BIS Billing 3.0 (gecontroleerd op 14 november 2026)

Deze pagina vat de wet en de officiële richtlijnen van de FOD Financiën samen, en geeft persberichten weer waar dat zo vermeld staat. Het is geen juridisch of fiscaal advies — overleg met je boekhouder of adviseur over je eigen situatie.

Verwante foutcodes

Verwante problemen